Од „Done Offers“ до фактура – како функционише обрачун на ExusTrans
ExusTrans процес фактурисања је осмишљен да елиминише ручне грешке, спречи спорове и обезбеди јасну финансијску документацију за све завршене транспортне услуге.
Преглед ExusTrans процеса фактурисања
Свака фактура на ExusTrans генерише се на основу верификованих података платформе. То осигурава да се у обрачун укључују само завршени и потврђени транспортни послови.
- 🚛 Транспортни налог је извршен
- 💬 Понуда је потврђена у чету
- 📁 Понуда је сачувана као „Done Offer“
- 🧑💼 Администратор прегледа обрачунски период
- 🧾 Генерише се фактура
- 📄 Издаје се и архивира PDF
Корак 1: Транспортне понуде се завршавају у чету
Након завршене испоруке, обе стране потврђују завршетак у ExusTrans систему за чет. Ова потврда представља званичан крај транспортне услуге.
- 📱 Потврда се даје у оквиру чета
- 📦 Статус испоруке се верификује
- 💬 Коначна цена и трошкови се потврђују
- 🔒 Запис се закључава за обрачун
Само понуде које су у потпуности потврђене од обе стране могу прећи у фазу фактурисања.
Корак 2: Завршене понуде се чувају као „Done Offers“
Након потврде, сваки завршени транспорт се у систему чува као „Done Offer“. Овај запис постаје званична финансијска референца за фактурисање.
- 📌 Локација: Мој профил → Done Offers
- 🧾 Коначна договорена цена
- 🛣️ Одобрена путарина и додатни трошкови
- 📍 Детаљи руте и испоруке
- 🕒 Временска ознака завршетка
„Done Offers“ није могуће мењати након потврде. Ово гарантује интегритет обрачуна и спречава накнадне измене.
Корак 3: Валидација и припрема за обрачун
Пре генерисања фактуре, систем аутоматски валидира све „Done Offers“ како би се осигурала конзистентност података.
- 🔍 Провера статуса завршетка
- 📄 Валидација цена и трошкова
- 🏢 Провера података о компанији
- 💶 Провера ПДВ-а и државе
- ⚠️ Детекција недостајућих информација
Понуде које не прођу валидацију привремено се изузимају док се не исправе.
Корак 4: Администратор генерише фактуре два пута месечно
Фактуре на ExusTrans генеришу администратори у складу са фиксним обрачунским циклусима. То обезбеђује предвидиве рачуноводствене периоде.
- 📅 Период 1: 1st – 14th of the month
- 📅 Период 2: 15th – end of month
- 📊 Укључују се само валидиране „Done Offers“
- 🧠 Аутоматско груписање по купцу и превознику
Овај централизовани процес генерисања обезбеђује доследност и усклађеност са прописима.
Корак 5: Аутоматски обрачун провизије
ExusTrans примењује стандардну провизију платформе на услуге превозника. Провизија се обрачунава аутоматски и транспарентно.
- 🧮 Стандардна стопа: 20%
- 📌 Примењује се на нето цену транспорта
- ✅ Укључено у фактуру за купца
- 📄 Видљиво у обрачунској документацији
Овај систем спречава погрешно формирање цена и осигурава да превозници увек правилно израчунавају понуде.
Корак 6: ПДВ и пореска правила се примењују аутоматски
Током израде фактуре, систем одређује правилан ПДВ третман на основу локације компаније и података о регистрацији.
- 🇧🇪 Белгијски ПДВ (21%) када је применљиво
- 🇪🇺 ЕУ reverse charge
- 🌍 Ван ЕУ — ван опсега
- 📑 Додају се правне референце
Овај процес осигурава да су фактуре усклађене са белгијским и европским прописима.
Корак 7: Генеришу се PDF фактуре
Након обрачуна и валидације, ExusTrans аутоматски генерише правно усклађене PDF фактуре.
- 🧾 Јединствени број фактуре
- 🏢 Идентификација компаније
- 💶 Преглед цена и износа
- 📑 Напомене о ПДВ-у
- 📆 Датум издавања и период
Ови PDF документи су погодни за књиговодство, ревизије и финансијско извештавање.
Корак 8: Приступ и преузимање фактура
Све генерисане фактуре се безбедно чувају у корисничким налозима и доступне су у било ком тренутку.
- 👤 Локација: Мој профил → Фактуре
- ⬇️ Преузимање PDF-а једним кликом
- 📊 Праћење статуса фактуре
- 📁 Историјска архива
Корисницима се препоручује да преузму и архивирају фактуре за сопствену књиговодствену евиденцију.
Предности ExusTrans система фактурисања
Аутоматизовани процес фактурисања пружа значајне предности и за купце и за превознике.
- ✅ Смањење административног оптерећења
- ✅ Транспарентно формирање цена
- ✅ Мањи ризик од спорова
- ✅ Документација спремна за ревизију
- ✅ Предвидиви обрачунски циклуси
❓ Често постављана питања (FAQ)
Када понуда постаје „Done Offer“?
Понуда постаје „Done Offer“ након што је транспорт завршен и обе стране потврде испоруку у чету.
Где могу да видим своје „Done Offers“?
Све завршене послове можете пронаћи у Мој профил → Done Offers.
Да ли могу да изменим „Done Offer“ након потврде?
Не. „Done Offers“ се закључавају након потврде како би се обезбедило транспарентно и поуздано фактурисање.
Колико често се генеришу фактуре?
Фактуре се генеришу два пута месечно: од 1st до 14th и од 15th до краја месеца.
Ко генерише фактуре?
Фактуре генеришу ExusTrans администратори, користећи верификоване податке из „Done Offer“ записа.
Да ли су све завршене понуде укључене у следећу фактуру?
Да. Све валидиране „Done Offers“ у оквиру обрачунског периода укључују се у следећу фактуру.
Како се примењује провизија од 20%?
Провизија се обрачунава аутоматски на нето цену превозника и укључује се у коначну фактуру.
Када се обрачунава ПДВ?
ПДВ се аутоматски обрачунава током генерисања фактуре на основу локације компаније и података о ПДВ регистрацији.
Када се креира PDF фактура?
PDF фактуре се генеришу одмах након што се обрачунски циклус заврши и одобри.
Где могу да преузмем своје фактуре?
Све фактуре су доступне у Мој профил → Фактуре и могу се преузети у било ком тренутку.
Шта ако мој „Done Offer“ садржи нетачне информације?
Одмах контактирајте ExusTrans подршку. Исправке је могуће урадити само пре генерисања фактуре.
Зашто мој „Done Offer“ недостаје на фактури?
„Done Offer“ може бити изузет ако је непотпун, у процесу провере или ако недостају обавезни подаци.
Да ли могу да добијам фактуре чешће?
Не. Фактуре се издају према фиксним обрачунским циклусима како би се обезбедила доследност у књиговодству.
Колико дуго се фактуре чувају на ExusTrans?
Фактуре се безбедно чувају на вашем налогу и остају доступне у складу са законским захтевима о чувању документације.
Да ли треба да чувам своје копије фактура?
Да. Корисници су одговорни за преузимање и архивирање фактура за сопствене књиговодствене и пореске евиденције.
Закључак
Од потврде у чету до коначне испоруке PDF-а, ExusTrans управља целокупним процесом фактурисања на структуриран и транспарентан начин. Коришћењем „Done Offers“ као јединог извора истине, применом аутоматских правила за провизију и ПДВ, и генерисањем усклађених докумената, платформа обезбеђује поуздан обрачун за све кориснике.
eXus Dev